涡阳县慈善协会资产管理与存货管理制度

一、总则

（一）目的

为加强涡阳县慈善协会（以下简称“县慈善协会”）资产管理，规范存货管理流程，确保资产安全、完整，提高资产使用效益，依据国家相关法律法规及协会章程，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于协会所有资产的管理及存货的收发、存储、盘点等相关活动。协会资产包括但不限于货币资金、捐赠物资、固定资产、无形资产等。存货主要指在日常业务活动中持有以备捐赠的物品，以及为开展慈善活动而储备的材料、物料等。

二、资产管理

（一）资产购置与验收

1. 购置计划：协会各部门根据工作需要，提出资产购置申请，经部门负责人审核后，提交至理事会审批。购置申请应详细说明购置资产的名称、规格、数量、用途、预算金额等信息。

2. 采购流程：经审批通过的购置申请，由专门的采购部门负责实施采购。采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，通过询价、招标等方式选择合适的供应商，确保采购资产的质量和价格合理。采购合同应明确双方的权利义务，包括资产规格、价格、交货时间、质量保证等条款。

3. 验收环节：资产到货后，采购部门应及时组织相关部门进行验收。对于固定资产，需核对资产的型号、规格、数量、外观等是否与合同一致，并进行必要的性能测试；对于捐赠物资，应详细记录捐赠者信息、物资名称、数量、质量状况等。验收合格后，填写验收报告，相关责任人签字确认。验收不合格的资产，采购部门应及时与供应商沟通，办理退换货等事宜。

（二）资产登记与入账

1. 资产登记：资产管理部门负责建立资产台账，对所有资产进行详细登记。登记内容包括资产名称、编号、购置时间、购置价格、使用部门、使用人、资产状态等信息。对于捐赠资产，还应注明捐赠者、捐赠时间等。

2. 财务入账：财务部门依据资产购置发票、验收报告、捐赠证明等相关凭证，按照《民间非营利组织会计制度》的规定进行账务处理，及时将资产入账，确保资产价值准确反映在财务报表中。

（三）资产使用与维护

1. 使用管理：资产使用部门应合理使用资产，严格遵守操作规程，避免因人为原因造成资产损坏或丢失。未经资产管理部门批准，不得擅自将资产转借、出租给其他单位或个人使用。

2. 维护保养：对于固定资产，使用部门应定期进行维护保养，确保资产正常运行。资产管理部门应制定资产维护计划，督促使用部门执行，并定期检查维护情况。对于出现故障的资产，应及时报修，维修记录应存档备查。

（四）资产盘点与清查

1. 定期盘点：协会每年至少进行一次全面资产盘点，由资产管理部门牵头，财务部门、使用部门共同参与。盘点过程中，应对资产的实物数量、使用状况等进行逐一核对，与资产台账进行比对，确保账实相符。

2. 差异处理：盘点中发现的资产盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，填写资产清查报告，经资产管理部门审核后，报理事会审批。根据审批结果，财务部门进行相应的账务调整，同时追究相关责任人的责任。

（五）资产处置

1. 处置申请：资产如需处置（包括报废、出售、捐赠等），由使用部门提出处置申请，说明资产名称、编号、购置时间、处置原因、处置方式等信息，经部门负责人审核后，提交至资产管理部门。

2. 审批流程：资产管理部门对处置申请进行审核，对于价值较高的资产处置，需组织专业人员进行评估。处置申请经资产管理部门审核通过后，报理事会审批。涉及国有资产处置的，还需按照国家相关规定履行审批手续。

3. 处置执行：经审批同意的资产处置，由资产管理部门负责组织实施。资产处置过程应遵循相关法律法规和协会规定，确保处置过程公开、公平、公正。处置收入应及时入账，按照规定用途使用。

三、存货管理

 （一）存货入库

1. 接收捐赠存货：对于接收的捐赠存货，由募捐部门负责接收，并填写捐赠物资接收登记表，详细记录捐赠者信息、捐赠物资名称、数量、规格、质量状况、捐赠时间等。捐赠物资接收登记表需经捐赠者签字确认。募捐部门接收捐赠存货后，及时通知仓储部门进行验收。仓储部门按照相关标准对捐赠存货的数量、质量进行验收，验收合格后，填写入库单，办理入库手续。对于不符合要求的捐赠存货，应及时与捐赠者沟通，协商解决办法。

2. 采购存货入库：采购部门根据批准的采购计划进行存货采购。存货到货后，采购部门通知仓储部门验收。仓储部门依据采购合同、发票等对存货的数量、规格、质量进行验收，验收合格后填写入库单，办理入库手续。入库单一式多联，分别由仓储部门、采购部门、财务部门留存。

（二）存货存储

1. 仓库管理：仓储部门负责存货的日常存储管理，合理规划仓库布局，将存货分类存放，设置明显标识，便于查找和盘点。保持仓库环境整洁、干燥，做好防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保存货安全。

2. 存货保管：对不同性质的存货采取相应的保管措施，如对易损、易变质的存货，应加强防护和定期检查；对有保质期要求的存货，应按照先进先出的原则进行管理，避免过期损失。定期对存货进行巡查，发现存货有损坏、变质等情况，应及时报告并采取相应措施。

（三）存货出库

1.捐赠出库：根据捐赠计划或受赠人的申请，经审批同意后，仓储部门办理存货捐赠出库手续。填写出库单，注明受赠人信息、捐赠物资名称、数量、规格等，由相关责任人签字确认。捐赠出库的存货应及时送达受赠人，并取得受赠人的签收凭证。

2. 活动领用出库：协会各部门因开展慈善活动需要领用存货，应填写存货领用申请表，说明领用存货的名称、数量、用途、预计归还时间（如有）等，经部门负责人审核后，报相关领导审批。仓储部门根据审批通过的领用申请表办理出库手续，填写出库单，相关责任人签字确认。

（四）存货盘点

1. 定期盘点：仓储部门每月进行一次存货盘点，财务部门每季度进行一次抽盘，每年年末进行一次全面盘点。盘点时，应按照存货类别逐一清点数量，检查存货质量状况，与存货台账进行核对。

2. 盘点差异处理：盘点中发现的存货盘盈、盘亏、毁损等情况，仓储部门应及时查明原因，填写存货盘点差异报告，经仓储部门负责人审核后，报财务部门和理事会审批。根据审批结果，财务部门进行相应的账务调整，同时追究相关责任人的责任。对于盘盈的存货，应按照规定进行账务处理，增加存货账面价值；对于盘亏、毁损的存货，应扣除责任人赔偿、保险赔款等后的净损失，计入当期费用。

四、监督与检查

1. 内部审计：协会设立内部审计岗位或委托专业审计机构，定期对资产管理和存货管理情况进行审计。审计内容包括资产购置、验收、登记、使用、维护、处置等环节，以及存货的入库、存储、出库、盘点等流程，检查是否存在违规操作、资产流失等问题。

2. 信息公开：协会应按照相关规定，定期将资产和存货的管理情况向社会公开，接受捐赠者、会员及社会公众的监督。公开内容包括资产规模、构成、变动情况，存货的收发存情况，资产处置和存货使用情况等，确保管理过程透明、公正。

3. 责任追究：对于在资产管理和存货管理过程中违反本制度规定，造成资产损失或不良影响的部门和个人，视情节轻重给予相应的纪律处分和经济处罚；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。

五、附则

1. 本制度由县慈善协会理事会负责解释和修订。

2. 本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。